Кадровый учет
Как создать эффективную стратегию развития бизнеса
Выплаты при увольнении
Кадровый учет – это система ведения документации, связанной с сотрудниками. Кадровый учет подразумевает сбор информации о них и их деятельности, а также обработку и хранение такой информации. Собираются данные о персонале, о трудовых отношениях, трудовой дисциплине, оплате труда, отпусках, а также другие важные сведения.
Кадровый учет необходим для эффективного управления персоналом организации. Он позволяет контролировать численность и квалификацию сотрудников, планировать и оптимизировать расходы на персонал, а также обеспечивать выполнение законодательства в области труда.
Специалисты по кадровому учёту занимаются ведением учета персонала, разработкой и внедрением кадровых политик и процедур, подготовкой отчётности по персоналу, а также консультируют руководство и сотрудников по вопросам трудового законодательства.
Кадровые специалисты должны обладать хорошими знаниями трудового законодательства, уметь вести документацию, иметь аналитические навыки для анализа данных о персонале, а также коммуникативные навыки для работы с руководством и сотрудниками. Также важно следить за изменениями в законодательстве и уметь адаптировать под них кадровую политику компании.
Инструменты кадрового учета
Инструменты кадрового учета представляют собой программные и аппаратные средства, которые используются для автоматизации учета персонала в организации. Они помогают упростить процессы учета сотрудников, их заработной платы, отпусков, рабочего времени, а также улучшают общее управление персоналом.
Среди основных инструментов кадрового учета можно выделить следующие:
- HR-системы – специализированные программные продукты, предназначенные для автоматизации управления персоналом. Они позволяют хранить информацию о сотрудниках, проводить анализ данных, управлять процессами найма и увольнения, а также вести учет рабочего времени и заработной платы.
- Системы управления рабочим временем – позволяют отслеживать рабочее время сотрудников, контролировать их приходы и уходы, а также автоматизировать процессы расчета рабочего времени и оплаты труда.
- Электронные досье сотрудников – представляют собой электронные базы данных, в которых хранится информация о каждом сотруднике: его личные данные, образование, опыт работы, профессиональные навыки и т.д.
- Системы аналитики и отчетности – помогают проводить анализ данных по персоналу, строить отчеты и дашборды, отслеживать ключевые показатели эффективности работы персонала.
Эти инструменты позволяют существенно упростить работу отдела кадров и повысить эффективность управления персоналом в организации.
В рамках кадрового учета оформляют следующие документы
- Трудовой договор – основной документ, заключаемый между работником и работодателем, в котором прописываются условия труда, права и обязанности сторон.
- Личное дело сотрудника – содержит все документы, касающиеся трудовой деятельности работника, такие, как копия паспорта, документы о его образовании, трудовая книжка, копии приказов о приеме на работу и т.д.
- Приказы о приеме на работу, увольнении, переводе на другую должность и т.д. – официальные документы, регламентирующие изменения в трудовом статусе работника.
- Налоговые декларации и отчеты по заработной плате – документы, необходимые для уплаты налогов и отчислений в соответствии с законодательством.
- Наконец, трудовая книжка – это основной документ, удостоверяющий трудовую деятельность работника. Кадровые специалисты вносят в нее необходимые изменения.
Эти и другие документы помогают вести учет сотрудников, обеспечивать их права и обязанности, а также соблюдать требования законодательства в области трудовых отношений.
Какие данные о сотрудниках нужно учитывать
Данные о сотрудниках, которые обычно интересуют кадровых специалистов, могут включать в себя следующее:
- Персональная информация: ФИО, дата рождения, пол, адрес проживания.
- Паспортные данные, СНИЛС, ИНН.
- Контактная информация: номер телефона, адрес электронной почты.
- Образование и квалификация: уровень образования, специальность, квалификационные сертификаты.
- Трудовая и финансовая информация: трудовой стаж, должность, заработная плата, налоги и отчисления.
Порядок ведения кадрового учета
Для ведения кадрового учета необходимо установить четкий порядок сбора, обработки и хранения информации о сотрудниках. Это включает в себя создание личных дел для каждого работника, в которых фиксируются все изменения в трудовом статусе сотрудника, его успехи, поощрения, допущенные им нарушения и прочие данные.
Кроме того, необходимо вести учет рабочего времени, контролировать выполнение должностных обязанностей, проводить аттестацию и обучение персонала.
Что будет, если не вести кадровый учет
Игнорирование кадрового учета может привести к серьезным последствиям для компании. Неполнота или неверность информации о сотрудниках может привести к ошибкам в расчетах заработной платы, просрочке контрактов, неквалифицированным решениям по управлению персоналом. Кроме того, отсутствие систематизированной информации о кадровых ресурсах затрудняет планирование кадровой политики и развитие персонала.
Для эффективного ведения кадрового учета необходимо следовать всем требованиям законодательства, а также профессиональным стандартам. В первую очередь они связаны с правильной организацией информационных потоков и с контролем за актуальностью данных.
Также важно обеспечивать конфиденциальность информации о сотрудниках и соблюдать законодательство в области труда.
Кадровый учет является неотъемлемой частью управления персоналом любой компании. Правильное ведение кадрового учета позволяет оптимизировать процессы управления персоналом, повысить эффективность работы компании и обеспечить развитие кадрового потенциала.
